PFLOW – Mailroom

Pflow Mailroom è una piattaforma progettata per gestire in modo centralizzato, tracciabile e sicuro tutte le comunicazioni aziendali certificate, in particolare PEC e raccomandate cartacee digitalizzate.

L’obiettivo è automatizzare e rendere più efficiente il ciclo di vita delle comunicazioni formali, integrandole nel contesto operativo aziendale tramite workflow strutturati, dashboard interattive e strumenti di monitoraggio avanzati.

La piattaforma si occupa di acquisire i messaggi da canali eterogenei, come caselle PEC (via IMAP) e flussi SFTP contenenti lettere digitalizzate. I dati vengono estratti, normalizzati e protocollata automaticamente.

Il cuore operativo della piattaforma è rappresentato da due dashboard:

• Dashboard di smistamento: destinata agli operatori incaricati, consente di visualizzare e assegnare le comunicazioni in ingresso e monitorare scadenze, allegati, e storico assegnazioni.
• Dashboard destinatario: utilizzata dai dipendenti o reparti che ricevono le comunicazioni.

La piattaforma supporta l’applicazione di tag descrittivi e priorità personalizzate, per facilitare la categorizzazione e la gestione mirata delle comunicazioni. Inoltre, integra un sistema di notifiche in tempo reale, che avvisa gli utenti delle nuove assegnazioni o di eventuali scadenze non rispettate.

Ogni azione viene registrata in un log dettagliato: chi ha smistato, a chi, quando, con quale esito. Questo consente una ricostruzione precisa del ciclo di vita di ogni comunicazione.

Completano la piattaforma un modulo di reportistica interattiva, con KPI come tempo medio di lavorazione, rispetto degli SLA, volumi per reparto e andamento temporale, e una gestione avanzata di utenti e permessi, integrata con Azure Entra ID (SSO)

Pflow Mailroom è integrata con l’integrazione di motori di Intelligenza Artificiale esterni per l’automazione della classificazione, l’estrazione dati e la gestione intelligente delle comunicazioni, al fine di aumentare ulteriormente l’efficienza operativa.