Sistema documentale e gestore delle pratiche

Il sistema documentale consente di memorizzare, in un unico archivio centralizzato, tutti i documenti:

• prodotti dalle procedure settoriali CSE (corrispondenza, contratti, disposizioni, report, etc.);
• acquisiti e trattati singolarmente dagli utenti (immagini materialità acquisita in filiale o presso gli uffici direzionali);
• processati massivamente da strutture di back-office interne o esterne all’Istituto;
• generati da sistemi esterni e archiviati tramite API.

È mantenuta l’archiviazione in linea dell’intero “patrimonio documentale”, così da eliminare ogni necessità di effettuare “ripristini” di dati storici e, in caso di conservazione a norma, la stessa riguarda il documento così come archiviato, senza alcuna duplicazione.

I documenti archiviati sono consultabili:

• dagli utenti dell’Istituto, tramite l’interfaccia web del gestore delle pratiche (PraDo), che consente di interrogare il “fascicolo cliente”;
• dalla clientela, tramite i vari portali di Internet/Mobile/Corporate Banking, con possibilità di disattivare la spedizione cartacea e di ricevere alert in occasione della pubblicazione di nuovi documenti.

Specifiche funzioni, inoltre, supportano il processo di digitalizzazione di documenti originali analogici, consentendone la gestione e tracciatura dell’intero ciclo di lavorazione. Il front-end guida l’utente nell’acquisizione di copia per immagine e nella successiva catalogazione degli oggetti.

In caso di scansione a cura di strutture centralizzate (anche esterne), sono disponibili stampe accompagnatorie, flussi in uscita verso tali strutture e flussi in entrata sulla base dei quali archiviare le immagini nelle pratiche di competenza.

L’utente dispone, in ogni momento, dell’informazione sullo stato della lavorazione e dell’ubicazione dei supporti, nonché di funzioni per richiamare gli originali analogici.